Thuê văn phòng có phải trả phí quản lý không?
Có thể có, nhưng không phải mọi văn phòng đều thu phí quản lý riêng. Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp thường quan tâm trước tiên đến giá thuê theo m². Tuy nhiên, trên thực tế, phí quản lý hoặc phí dịch vụ tòa nhà có thể là một khoản riêng bên cạnh tiền thuê. Tùy từng tòa nhà, khoản phí này có thể:- Tính riêng theo m²/tháng.
- Được gộp vào giá thuê.
- Được tính theo một mức cố định.
- Một số văn phòng có thể không thu riêng phí quản lý.
Phí quản lý văn phòng là gì?
Phí quản lý văn phòng, còn gọi là phí dịch vụ văn phòng, là khoản chi phí dùng để duy trì hoạt động và các dịch vụ chung của tòa nhà. Tùy từng tòa nhà, phí dịch vụ có thể bao gồm các hoạt động như vệ sinh khu vực chung, bảo vệ, vận hành thang máy, bảo trì hệ thống kỹ thuật, quản lý tòa nhà và các dịch vụ liên quan. Thông thường, phí được tính dựa trên diện tích thuê: Phí quản lý hàng tháng = Diện tích thuê × Đơn giá phí quản lý/m²/tháng Ví dụ: Doanh nghiệp thuê 100m², phí quản lý là 2 USD/m²/tháng. → Phí quản lý = 100 × 2 = 200 USD/tháng Nhưng đây chỉ là ví dụ minh họa. Mức phí thực tế phụ thuộc vào từng tòa nhà và thỏa thuận trong hợp đồng.Phí quản lý văn phòng thường bao gồm những gì?
Không có một danh sách cố định áp dụng cho mọi tòa nhà. Tuy nhiên, các hạng mục phổ biến gồm:
1. Vệ sinh khu vực chung
Có thể bao gồm:- Sảnh.
- Hành lang.
- Thang máy.
- Nhà vệ sinh chung.
- Khu vực công cộng.
- Thu gom rác.
2. An ninh và bảo vệ
Phí quản lý có thể góp phần chi trả cho:- Nhân viên bảo vệ.
- Camera an ninh.
- Kiểm soát ra vào.
- Tuần tra tòa nhà.
3. Vận hành thang máy
Bao gồm chi phí vận hành và bảo trì hệ thống thang máy phục vụ tòa nhà.4. Bảo trì hệ thống kỹ thuật
Tùy tòa nhà, có thể bao gồm việc duy trì:- Hệ thống điện.
- Hệ thống PCCC.
- Máy phát điện.
- Thang máy.
- Hệ thống cấp thoát nước.
- Điều hòa trung tâm.
5. Quản lý và vận hành tòa nhà
Có thể bao gồm nhân sự quản lý, kỹ thuật, lễ tân hoặc các hoạt động hỗ trợ khách thuê. Các hạng mục cụ thể cần được xác nhận với ban quản lý vì mỗi tòa nhà có phạm vi dịch vụ khác nhau.Phí quản lý có bao gồm tiền điện và điều hòa không?
Không nhất thiết. Đây là một trong những điểm dễ gây hiểu nhầm nhất khi thuê văn phòng. Có tòa nhà đưa một phần chi phí vận hành vào phí dịch vụ, nhưng điện sử dụng riêng trong diện tích thuê thường có thể được tính riêng theo đồng hồ hoặc chính sách của tòa nhà. Doanh nghiệp nên hỏi cụ thể: Điện trong văn phòng có tính riêng không? Điều hòa trong giờ hành chính có nằm trong phí quản lý không? Nếu làm việc ngoài giờ thì tính phí như thế nào? Ba câu hỏi này có thể ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách vận hành.Phí quản lý có được tính riêng hay đã nằm trong giá thuê?
Có 3 trường hợp doanh nghiệp thường gặp.
Trường hợp 1: Giá thuê chưa bao gồm phí quản lý
Ví dụ: Giá thuê: 10 USD/m²/tháng Phí quản lý: 2 USD/m²/tháng Doanh nghiệp thuê 100m²:- Tiền thuê: 1.000 USD/tháng.
- Phí quản lý: 200 USD/tháng.
Trường hợp 2: Phí quản lý đã bao gồm trong giá thuê
Ví dụ: Giá thuê: 12 USD/m²/tháng, đã bao gồm phí quản lý. Khi đó doanh nghiệp không cộng thêm một khoản phí quản lý riêng. Tuy nhiên, vẫn phải hỏi rõ những dịch vụ nào thực sự nằm trong mức giá này. “Đã bao gồm phí quản lý” không đồng nghĩa với việc tất cả chi phí vận hành đều miễn phí.Trường hợp 3: Không thu phí quản lý riêng
Một số tòa nhà, đặc biệt ở phân khúc văn phòng nhỏ hoặc một số mô hình cho thuê nhất định, có thể không tách phí quản lý thành một khoản riêng. Có trường hợp phí dịch vụ được gộp vào giá thuê hoặc chủ nhà áp dụng một mức phí cố định. Ví dụ thực tế tại một văn phòng ở Tân Bình được niêm yết 10 USD/m², đồng thời ghi nhận phí quản lý cố định 500.000 đồng/tháng và phí ngoài giờ thỏa thuận. Điều này cho thấy cách tính có thể rất khác nhau giữa từng tòa nhà.Phí quản lý văn phòng thường bao nhiêu?
Không nên áp dụng một mức phí cố định cho tất cả văn phòng. Theo các nguồn thị trường, phí dịch vụ có thể thay đổi đáng kể theo phân khúc, vị trí, tiêu chuẩn tòa nhà và phạm vi dịch vụ. Một số nguồn tham khảo thị trường ghi nhận phí dịch vụ có thể tính theo USD/m²/tháng, trong khi một số tòa nhà áp dụng mức cố định hoặc gộp vào giá thuê. Vì vậy, khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên yêu cầu bên cho thuê thể hiện riêng:| Khoản mục | Mức phí |
| Giá thuê | … USD/m² |
| Phí quản lý | … USD/m² |
| VAT | … |
| Điện | … |
| Điều hòa | … |
| Ngoài giờ | … |
| Gửi xe | … |
Ví dụ cách tính phí quản lý khi thuê văn phòng
Giả sử doanh nghiệp thuê: Diện tích: 127m² Giá thuê: 10 USD/m²/tháng Phí quản lý: 2 USD/m²/tháng Khi đó:Tiền thuê
127 × 10 = 1.270 USD/thángPhí quản lý
127 × 2 = 254 USD/thángTổng trước các khoản khác
1.524 USD/tháng Chưa tính các khoản có thể phát sinh như:- VAT nếu báo giá chưa bao gồm.
- Điện.
- Điều hòa.
- Internet.
- Gửi xe.
- Phí ngoài giờ.
- Vệ sinh bên trong văn phòng.
- Các dịch vụ khác.
Phí quản lý có bao gồm phí ngoài giờ không?
Không nhất thiết. Một số tòa nhà có thể cho phép doanh nghiệp sử dụng văn phòng ngoài giờ mà không thu thêm phí. Một số khác có thể tính phí nếu sử dụng điều hòa, thang máy hoặc các hệ thống kỹ thuật ngoài khung giờ vận hành tiêu chuẩn. Doanh nghiệp nên đặc biệt lưu ý nếu:- Công ty thường xuyên làm việc sau 18h.
- Có nhân sự trực cuối tuần.
- Agency làm việc theo deadline.
- Công ty công nghệ có đội ngũ kỹ thuật trực đêm.
- Doanh nghiệp có khách hàng quốc tế.
Phí quản lý có thương lượng được không?
Có thể thương lượng trong một số trường hợp, nhưng không nên mặc định rằng khoản này luôn có thể giảm. Khả năng thương lượng phụ thuộc vào:- Chính sách của chủ tòa nhà.
- Diện tích thuê.
- Thời hạn hợp đồng.
- Tỷ lệ lấp đầy.
- Thời điểm thuê.
- Tình trạng mặt bằng.
- Các ưu đãi đang áp dụng.
- Giảm giá thuê.
- Miễn phí thi công.
- Miễn hoặc giảm phí trong thời gian đầu.
- Điều chỉnh lịch thanh toán.
- Thỏa thuận mức tăng giá.
- Hỗ trợ một số hạng mục bàn giao.
Phí quản lý có phải trả khi văn phòng đang trống?
Điều này phụ thuộc vào hợp đồng thuê và thỏa thuận giữa các bên. Nếu doanh nghiệp đã ký hợp đồng và diện tích đã được bàn giao, việc có tiếp tục phát sinh phí quản lý trong thời gian doanh nghiệp không sử dụng hay không cần được xem theo điều khoản hợp đồng. Vì vậy, đừng chỉ hỏi: “Phí quản lý bao nhiêu?” Hãy hỏi: “Phí quản lý được tính từ thời điểm nào và trong trường hợp nào được miễn hoặc điều chỉnh?” Đây mới là thông tin có giá trị khi lập ngân sách.7 câu hỏi doanh nghiệp nên hỏi trước khi ký hợp đồng
Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, hãy yêu cầu bên cho thuê trả lời rõ: 1. Giá thuê đã bao gồm phí quản lý chưa? Nếu chưa, phí quản lý là bao nhiêu? 2. Phí quản lý bao gồm những dịch vụ nào? Đừng chỉ nhìn vào con số. 3. Điện và điều hòa có tính riêng không? Đặc biệt cần hỏi về điều hòa ngoài giờ. 4. Có phí ngoài giờ không? Nếu có, tính theo giờ, ngày hay mức cố định? 5. Phí gửi xe có nằm trong phí quản lý không? Thông thường đây là khoản cần kiểm tra riêng. 6. Phí quản lý có tăng theo thời gian không? Nếu có, mức tăng và thời điểm điều chỉnh cần được ghi rõ. 7. Tất cả các khoản phí có được ghi trong hợp đồng không? Đây là câu hỏi quan trọng nhất.
Phí quản lý cao có đồng nghĩa tòa nhà tốt hơn?
Không. Đây là một giả định doanh nghiệp nên tránh. Phí quản lý cao có thể đi kèm nhiều dịch vụ và tiêu chuẩn vận hành tốt hơn, nhưng không có nghĩa cứ phí cao là chất lượng tốt. Ngược lại, phí thấp cũng không đồng nghĩa tòa nhà vận hành kém. Doanh nghiệp nên đánh giá: Phí quản lý → Dịch vụ nhận được → Chất lượng vận hành → Tổng chi phí. Ví dụ: Tòa nhà A Giá thuê thấp + phí quản lý thấp nhưng điện lạnh và ngoài giờ cao. Tòa nhà B Giá thuê cao hơn nhưng nhiều dịch vụ đã bao gồm và ít chi phí phát sinh. Nếu chỉ nhìn giá thuê, A có vẻ tốt hơn. Nếu tính tổng chi phí thực tế, B có thể lại hợp lý hơn.Cách so sánh phí quản lý giữa hai tòa nhà
Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng sau:| Khoản chi phí | Tòa nhà A | Tòa nhà B |
| Giá thuê/m² | 10 USD | 12 USD |
| Phí quản lý/m² | 2 USD | Đã bao gồm |
| Điện | Riêng | Riêng |
| Điều hòa | Tính riêng | Bao gồm giờ hành chính |
| Ngoài giờ | Có phí | Miễn phí |
| Gửi xe | Tính riêng | Tính riêng |
| Nội thất | Trống | Có sẵn một phần |
Kết luận: Thuê văn phòng có phải trả phí quản lý không?
Có thể có, nhưng không phải mọi tòa nhà đều thu phí quản lý riêng. Phí quản lý có thể được:- Tính riêng.
- Gộp trong giá thuê.
- Tính theo diện tích.
- Tính cố định.
- Hoặc không tách thành một khoản riêng tùy mô hình cho thuê.
