Khi tìm văn phòng cho thuê, doanh nghiệp thường quan tâm trước tiên đến giá thuê theo m². Tuy nhiên, đây chưa phải là toàn bộ chi phí phải trả hàng tháng. Một khoản thường xuyên xuất hiện trong báo giá là phí quản lý văn phòng. Tùy từng tòa nhà, khoản phí này có thể được tính riêng hoặc đã được đưa vào giá thuê. Phạm vi dịch vụ cũng không hoàn toàn giống nhau giữa các tòa nhà. Vì vậy, thay vì chỉ hỏi “phí quản lý bao nhiêu tiền/m²?”, doanh nghiệp nên hỏi thêm: phí này bao gồm những gì, khoản nào tính riêng và tổng chi phí thực tế mỗi tháng là bao nhiêu?

Phí quản lý văn phòng là gì?

Phí quản lý văn phòng là khoản chi phí doanh nghiệp thanh toán để sử dụng các dịch vụ và hệ thống quản lý, vận hành chung của tòa nhà hoặc khu văn phòng. Tùy mô hình và tiêu chuẩn vận hành, phí quản lý có thể liên quan đến các hoạt động như:

• Vệ sinh khu vực chung.
• Bảo vệ và kiểm soát an ninh.
• Vận hành sảnh và khu vực chung.
• Bảo trì, bảo dưỡng một số hệ thống kỹ thuật chung.
• Vận hành thang máy.
• Chăm sóc cảnh quan.
• Quản lý khu vực sử dụng chung.
• Hỗ trợ khách thuê trong quá trình vận hành.

Điểm quan trọng là không có một danh sách dịch vụ cố định áp dụng giống nhau cho mọi tòa nhà. Doanh nghiệp cần kiểm tra trực tiếp bảng phí và phạm vi dịch vụ của từng nơi.

Phí quản lý văn phòng có bắt buộc không?

Không nên mặc định rằng mọi văn phòng đều có một mức phí quản lý riêng. Trên thực tế, có thể gặp các trường hợp: Trường hợp 1: Tính riêng Ví dụ: Giá thuê: 10 USD/m²/tháng Phí quản lý: 3 USD/m²/tháng Khi đó, tổng tiền thuê trước các khoản khác sẽ được tính dựa trên cả giá thuê và phí quản lý. Trường hợp 2: Đã bao gồm trong giá thuê Một số tòa nhà báo giá theo hình thức đã bao gồm phí quản lý. Doanh nghiệp cần yêu cầu xác nhận rõ để tránh hiểu nhầm khi lập ngân sách. Trường hợp 3: Có phí quản lý nhưng phạm vi dịch vụ khác nhau Hai tòa nhà cùng báo một mức phí quản lý nhưng chưa chắc cung cấp cùng một tiêu chuẩn vận hành. Vì vậy, so sánh phí quản lý chỉ bằng con số/m² là chưa đủ.

Phí quản lý văn phòng thường bao gồm những gì?

Không có một công thức chung cho tất cả tòa nhà, nhưng doanh nghiệp có thể kiểm tra các nhóm dịch vụ sau.

1. Vệ sinh khu vực chung

Có thể bao gồm việc vệ sinh:

• Sảnh.
• Hành lang.
• Thang máy.
• Cầu thang.
• Khu vực vệ sinh chung.
• Các khu vực công cộng khác.

Cần hỏi rõ vệ sinh khu vực thuê riêng có nằm trong phí quản lý hay không.

2. Bảo vệ và an ninh

Phí quản lý có thể bao gồm một phần chi phí cho:

• Nhân viên bảo vệ.
• Kiểm soát ra vào.
• Camera an ninh.
• Trực sảnh.
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề an ninh trong tòa nhà.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp cần bảo vệ riêng cho văn phòng hoặc tài sản riêng thì có thể phát sinh chi phí khác.

3. Vận hành thang máy và khu vực chung

Đây là một trong những nhóm chi phí liên quan trực tiếp đến việc vận hành tòa nhà. Doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Số lượng thang máy.
• Thời gian hoạt động.
• Quy định sử dụng.
• Chi phí ngoài giờ nếu có.
• Quy định vận chuyển hàng hóa hoặc chuyển đồ.

4. Bảo trì hệ thống kỹ thuật

Tùy tòa nhà, phí quản lý có thể liên quan đến việc vận hành và bảo trì các hệ thống chung như:

• Điện khu vực chung.
• Chiếu sáng.
• Thang máy.
• Hệ thống cấp thoát nước.
• Hệ thống PCCC.
• Hệ thống kỹ thuật của tòa nhà.

Không nên mặc định rằng mọi thiết bị bên trong diện tích thuê đều được bảo trì miễn phí. Cần xác định rõ trách nhiệm của bên thuê và bên quản lý.

Điện và điều hòa có nằm trong phí quản lý không?

Đây là câu hỏi doanh nghiệp nên hỏi ngay khi nhận báo giá. Phí quản lý và tiền điện, điều hòa thường là những khoản có cách tính riêng tùy tòa nhà. Ví dụ, một báo giá có thể được cấu thành: Tiền thuê + phí quản lý + điện + điều hòa ngoài giờ + gửi xe Trong khi một phương án khác có thể đã gộp một số khoản vào giá thuê. Do đó, khi so sánh hai văn phòng, doanh nghiệp nên yêu cầu bảng chi phí đầy đủ, thay vì chỉ so sánh giá thuê/m².

5 khoản doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi thuê

Để tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến, hãy kiểm tra ít nhất 5 nhóm sau:

1. Phí quản lý

Hỏi rõ:

• Bao nhiêu/m²?
• Tính theo diện tích nào?
• Đã bao gồm VAT chưa?
• Thanh toán cùng tiền thuê hay riêng?

2. Điện và điều hòa

Cần biết:

• Đơn giá điện.
• Cách tính điện điều hòa.
• Giờ hoạt động tiêu chuẩn.
• Phí sử dụng ngoài giờ.
• Có mức tối thiểu hay không.

3. Gửi xe

Đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp có nhiều nhân sự. Nên hỏi:

• Phí xe máy.
• Phí ô tô.
• Số lượng chỗ đậu được phân bổ.
• Vé tháng hay tính theo lượt.

4. Chi phí thi công và setup

Nếu doanh nghiệp cần cải tạo văn phòng, hãy hỏi trước về:

• Phí thi công ngoài giờ.
• Phí giám sát.
• Phí vận chuyển vật tư.
• Quy định đăng ký thi công.
• Yêu cầu hoàn trả hiện trạng.

5. Các dịch vụ sử dụng thêm

Có thể bao gồm:

• Phòng họp.
• Internet.
• Bảng hiệu.
• Thẻ ra vào.
• Vệ sinh riêng.
• Phí chuyển đồ.
• Phí sử dụng tiện ích ngoài tiêu chuẩn.

Cách tính tổng chi phí thuê văn phòng

Doanh nghiệp có thể sử dụng công thức đơn giản: Tổng chi phí hàng tháng = Tiền thuê + Phí quản lý + Điện/điều hòa + Gửi xe + Dịch vụ khác Ví dụ một văn phòng có:

• Diện tích: 50m²
• Giá thuê: 10 USD/m²
• Phí quản lý: 3 USD/m²

Thì riêng tiền thuê và phí quản lý đã là: 50 × 10 + 50 × 3 = 650 USD/tháng Sau đó mới tính các khoản như điện, gửi xe, internet hoặc dịch vụ khác nếu chưa bao gồm. Con số này cho thấy tại sao doanh nghiệp không nên nhìn giá thuê như tổng chi phí phải trả.

Phí quản lý cao có đồng nghĩa văn phòng đắt?

Không nhất thiết. Điều doanh nghiệp cần đánh giá là mức phí tương ứng với tiêu chuẩn dịch vụ nào. Một tòa nhà có phí quản lý cao hơn có thể đi kèm tiêu chuẩn vận hành, an ninh, vệ sinh, kỹ thuật hoặc tiện ích khác với một tòa nhà có mức phí thấp hơn. Ngược lại, nếu hai tòa nhà có mức phí gần nhau nhưng phạm vi dịch vụ khác nhau, doanh nghiệp cần đọc kỹ bảng dịch vụ trước khi đưa ra quyết định. Vì vậy, câu hỏi đúng không chỉ là: “Phí quản lý bao nhiêu?” Mà nên là: “Phí quản lý bao gồm những dịch vụ nào và doanh nghiệp còn phải trả thêm khoản nào?”

Phí quản lý cần được thể hiện thế nào trong hợp đồng?

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp nên yêu cầu ghi rõ:

• Mức phí quản lý.
• Đơn vị tính.
• Thời điểm thanh toán.
• Dịch vụ đã bao gồm.
• Các khoản không bao gồm.
• Cách điều chỉnh phí nếu có.
• Chi phí sử dụng ngoài giờ.
• Các dịch vụ phát sinh khác.

Nếu bảng giá dịch vụ hoặc nội quy tòa nhà được áp dụng kèm hợp đồng, doanh nghiệp cũng nên đọc kỹ các tài liệu này.

Checklist kiểm tra phí quản lý văn phòng

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp có thể lưu lại checklist sau: ☐ Giá thuê đã bao gồm phí quản lý chưa? ☐ Phí quản lý tính bao nhiêu/m²? ☐ Tính trên diện tích nào? ☐ Đã bao gồm VAT chưa? ☐ Vệ sinh khu vực thuê có bao gồm không? ☐ Điện và điều hòa tính riêng như thế nào? ☐ Phí ngoài giờ ra sao? ☐ Gửi xe tính thế nào? ☐ Có phí thi công hoặc dịch vụ phát sinh không? ☐ Các khoản này đã được thể hiện rõ trong hợp đồng chưa?

FAQ về phí quản lý văn phòng

Phí quản lý văn phòng có giống nhau ở mọi tòa nhà không?

Không. Mức phí và phạm vi dịch vụ phụ thuộc vào từng tòa nhà, tiêu chuẩn vận hành và thỏa thuận với khách thuê.

Phí quản lý có bao gồm điện không?

Không nên mặc định. Điện, điều hòa và các chi phí tiêu thụ có thể được tính riêng. Doanh nghiệp nên hỏi rõ trước khi ký.

Có nên chọn văn phòng có phí quản lý thấp?

Không nên chỉ dựa vào một khoản phí để đánh giá tổng chi phí. Cần so sánh cả giá thuê, dịch vụ đi kèm, chi phí phát sinh và tiêu chuẩn vận hành.

Phí quản lý có thể thay đổi trong thời gian thuê không?

Điều này phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng và chính sách áp dụng tại từng tòa nhà. Doanh nghiệp nên kiểm tra trước cơ chế điều chỉnh phí.

Kết luận

Phí quản lý văn phòng là một trong những khoản doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi thuê. Mức phí không chỉ nằm ở con số bao nhiêu đồng hoặc USD/m², mà quan trọng hơn là doanh nghiệp nhận được những dịch vụ gì và còn phải trả thêm những khoản nào. Khi tìm văn phòng, hãy yêu cầu một bảng chi phí rõ ràng gồm giá thuê, phí quản lý, điện, điều hòa, gửi xe và các dịch vụ phát sinh. Sau đó mới tính tổng ngân sách hàng tháng. Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp so sánh các văn phòng cho thuê tại Tân Bình một cách thực tế hơn, thay vì chỉ nhìn vào mức giá thuê ban đầu.